Classement par entité
Un document se rattache à une vente, un achat, un client, un fournisseur, un membre du personnel, un produit ou une dépense, et se retrouve sur sa fiche.
Le document est sur la pièce
Le bon signé se retrouve depuis la commande, pas en fouillant une arborescence.
L’accès se règle par rôle
Voir, ajouter, modifier, télécharger, supprimer : chaque droit se donne par rôle. Le rôle Caissier livré par défaut n’ouvre pas la GED.
La recherche lit dedans
La GED lit le texte des PDF, Word, Excel et PowerPoint : le mot que vous cherchez se trouve à l’intérieur du document, pas seulement dans son nom.
Ce que vous verrez en l’ouvrant
Captures prises sur notre boutique de démonstration, avec des données fictives. Touchez un écran pour l’agrandir.
La bibliothèque
Les dossiers du classement automatique, la recherche dans le texte, les documents qui expirent, et chaque document avec sa version.
- 1Un mot cherché dans le texte
- 2Les échéances et leurs rappels
- 3Des dossiers qui se remplissent seuls
- 4Chaque version gardée
Sur un téléphone
La même bibliothèque au pouce : importer, chercher, voir ce qui expire.
- 1Dossiers, catégories, étiquettes
- 2Un mot cherché dans le texte
- 3Les échéances et leurs rappels
- 4Chaque version gardée
Le journal d’activité
Qui a fait quoi, sur quel objet, quand et d’où : filtrable par période, module, action ou personne.
- 1Par période, module, action ou personne
- 2L’activité dans le temps
- 3Qui, quoi, sur quel objet
- 4Et d’où
Comment ça se passe
Choisissez une étape pour voir ce qu’elle déclenche dans le circuit.
-
Dépôt depuis la fiche ou la GED
-
Classement automatique le type et la fiche choisissent le dossier
-
au choix
- Client
- Fournisseur
- Vente ou achat
-
Cherchable le texte des PDF et fichiers Office
-
Sur la fiche là où on le cherche
-
01
Déposez
Un glisser-déposer depuis la pièce concernée, ou depuis la GED directement.
-
02
Laissez les règles ranger
Le type de pièce et l’entité d’origine décident du dossier de destination.
-
03
Retrouvez depuis l’entité
La fiche client porte ses documents. C’est là qu’on les cherche, c’est là qu’ils sont.
Ce que vous pouvez faire
Rangement automatique
Des règles décident où atterrit une pièce, pour que le classement ne dépende pas de la discipline de chacun.
Visible du client, sur sa pièce
Joint à une vente ou à un devis et laissé « Visible par le client », un document apparaît sur la page en ligne de cette pièce, celle dont le lien est envoyé au client.
Recherche dans le texte
Le texte des PDF et des fichiers Office est lu à chaque nouvelle version. Un scan ou une photo devient cherchable une fois lu par Biddew.
Journal d’activité
Qui a ajouté, modifié, déplacé, téléchargé ou supprimé un document, et quand. L’ouverture de sa fiche est aussi tracée.
Versions et échéances
Une nouvelle version garde les précédentes. Une date d’échéance déclenche un rappel 30 jours avant, 7 jours avant et le jour même.
Ce qu’il faut pouvoir ressortir
Le référentiel OHADA impose de conserver les pièces justificatives pendant dix ans. En pratique, la difficulté n’est pas de les garder mais de les retrouver : le contrôleur demande une facture de mars il y a trois ans, et la réponse doit tenir en une minute. Le classement par entité est fait pour ce moment-là.
Questions fréquentes
Où sont stockés les fichiers ?
En privé, sous un nom aléatoire, et servis par un lien signé qui expire. Un document n’est jamais accessible par une URL devinable.
Puis-je chercher un mot à l’intérieur d’un document ?
Oui pour les PDF, Word, Excel, PowerPoint, TXT et CSV : leur texte est lu à l’import, et la recherche affiche l’extrait « Trouvé dans le document ». Un scan ou une photo devient cherchable une fois lu par Biddew.
Puis-je faire signer un document ?
Pas encore. La signature électronique est au programme mais n’est pas livrée : aujourd’hui, un document signé se dépose scanné, comme n’importe quelle autre pièce.
Ça marche avec
Les modules se parlent : ce qui se passe ici se voit là-bas, sans ressaisie.
Documents & GED
Classer, retrouver, restaurer
